Fakturering för småföretag: Hur man skriver en och hanterar obetalda fakturor

Många företag kämpar snabbt för att samla in betalningar från kunder, och dessa kassaflöden kan få allvarliga konsekvenser. Hemligheten för snabbare betalningsinsamling ligger alla i fakturan: Sändning av fakturor snabbt, vilket gör dem lätta att betala, och att vara konsekventa på din uppföljning är alla viktiga för att samla in snabbare.

I den här guiden lär vi dig hur man skriver en faktura och avslöjar alla de bästa metoderna för fakturering, inklusive hur man använder faktureringsprogram för att hantera mycket av jobbet automatiskt. FreshBooks, som sponsrar denna artikel, är lätt den mest ansedda faktureringslösningen på SMB-marknaden. Du kan prova sin prisbelönta programvara gratis genom att klicka på länken nedan:

En faktura representerar en begäran om betalning av de varor och tjänster som dina kunder redan har fått. Du ska skapa en faktura och skicka den till din kund snart efter att du har uppfyllt avtalets slut.

Nedan är en provfaktura som vi skapade i FreshBooks för vårt fiktiva företag, Pauls VVS. Som ett minimum ska en faktura innehålla din företags kontaktinformation (dvs. adress, telefonnummer), kundens kontaktuppgifter och uppgifter om den produkt / tjänst som köptes, såsom kvantitet och kostnad tillsammans med förfallodagen. Senare i den här artikeln kommer vi att gå igenom stegen för att skapa en faktura i FreshBooks.

Du måste genomföra en process som börjar med försäljningen och slutar med att samla in betalning från dina kunder. I annat fall kommer du att hitta dig med en stor kundfordran (pengar dina kunder är skyldiga för dig), men lite till ingen kontantinflöde.

Här är de fem stegen för att hantera fakturor och få betalt snabbare:

Steg 1 - Skapa fakturan i rätt tid

Skapa fakturan inom 1-2 arbetsdagar efter att du har tillhandahållit tjänster eller skickat produkterna till din kund. Ju längre du väntar på att skicka fakturan, desto längre måste du vänta på att få betalt. Tips: Om du behöver en insättning från din kund innan du börjar jobbet, var noga med att minska fakturan med den betalning du fått innanför. Du kan också skapa en faktura för att begära en insättning eller behållare på förhand.

Steg 2 - E-postfakturor (Skicka inte fakturaer!)

Som jag nämnde i steg 1, ju snabbare kunden får fakturan, desto snabbare får du betalt. Slösa inte tid att skicka fakturor via posten. istället bara maila fakturan till din kund. Bokföringsprogram som FreshBooks låter dig se om fakturan har öppnats, så det är inte oroande om fakturan förlorades.

Steg 3 - Låt kunderna betala fakturor online

Med dagens teknik kan vi betala för någonting i sekunder med bara en knapp på en smartphone eller smartwatch. Varför inte göra det lika enkelt för dina kunder? Med faktureringsprogram som Freshbooks kan du ge kunderna möjlighet att betala med sitt kreditkort (eller Visa-betalkort); spara tid från att skriva och skicka en check och spara dig besväret med att vänta på en check och sedan till banken för att göra en insättning.

Steg 4 - Skicka regelbundna påminnelser

De flesta bokföringsprogram som FreshBooks gör att du kan skicka automatiska påminnelser till kunder, tillsammans med en kopia av den öppna fakturan. Oavsett om du använder FreshBooks eller din Gmail-kalender rekommenderar jag att du skapar följande 3 typer av påminnelser:

  1. 1-2 dagar innan fakturan kommer förfallen. Detta är ett proaktivt tillvägagångssätt för att varna din kund att deras betalningsfrist är närmar sig.
  2. 1-2 dagar efter faktureringsfristen. Detta är en vänlig påminnelse för din kund att förfallodagen har gått och betalningen är förfallen.
  3. 7 dagar efter förfallodagen. Om du inte har fått betalning 1 vecka efter förfallodagen är det dags att ge din kund ett samtal. Beroende på hur många förfallna fakturor du har, planerar du att lägga åt sidan minst en timme varje vecka för att göra dessa uppföljningsanrop. Medan de inte är roliga måste du hålla kommunikationslinjerna öppna mellan dig och din kund för att du ska få betalt. När din kund börjar undvika dig kommer sannolikheten för att du blir betald att minska.

Steg 5 - Granska din A / R-åldrande och uppföljning

På en varje vecka Baserat på, bör du granska din åldersrapport för kundfordringar och göra en lista över de kunder som du behöver ringa för att begära betalning. Nedan följer ett exempel på Account Aging Report som vi sprang för vårt fiktiva affärer, Pauls VVS.

Ovanstående rapport visar alla förfallna fakturor per den 3 november 2017. Nedan följer en kort förklaring av varje kolumn.

1-30 dagar: Fakturor i denna grupp är 1-30 dagar före sina förfallodagar. När fakturan når 7 dagar förfallodagen, du borde ringa varje vecka till uppföljning vid betalning.

31-60 dagar: Fakturor i denna grupp är 31-60 dagar före förfallodagen. Alla dessa fakturor borde finnas på din veckolista. När en faktura når det 60-dagarsmärket bör du starkt överväga att inte acceptera några ytterligare beställningar från kunden eller återkalla krediträttigheter och sätta dem på C.O.D. (kontant endast leverans) tills deras konto har betalats i sin helhet.

61-90 dagar: Fakturor i denna grupp är 61-90 dagar före sina förfallodagar. Om din kund inte har upprättat en betalningsplan med dig eller tillhandahållit ett datum så att betalningen kommer att göras i sin helhet måste du antagligen ta nästa steg och söka rättsliga åtgärder.

Över 90 dagar: Eventuella fakturor som når 90+ dagar ska skickas till en inkassobyrå. Mer än troligt fakturor som är över 90 dagar gamla måste skrivas av böckerna som en skuld. Varanyheterna är att osäkra fordringar är avdragsgilla, yay!

Förutom att ställa in regelbundna samtal och skicka brev om förfallna fakturor, kan du också börja lägga till ränta utöver det utestående beloppet. FreshBooks låter dig automatiskt ansöka om sena avgifter till förfallna fakturor.

Att lägga till sena avgifter / avgifter kommer att låta din kund veta hur seriöst du handlar om att få betalt och det kan motivera dem att skicka in den kontrollen. Du kan alltid "avstå" avgifterna när betalning har mottagits.

De flesta småföretag skapar fakturor med hjälp av en bokföringsprogramvara som FreshBooks, ett ordbehandlingsprogram som Microsoft Word eller ett kalkylprogram som Microsoft Excel.

Källa: Microsoft

Skapa fakturor i Word

Om du inte har tillgång till Excel eller Google Sheets och du bara skapar en handfull fakturor varje månad (5 eller färre) är Microsoft Word troligen den mest ekonomiska lösningen för dig.

Om du vill använda en Microsoft Word-faktura mall öppnar du helt enkelt Word och klickar på "Nytt dokument". Det tar dig till en webbdatabas där du kan välja mellan hundratals olika mallar.

Här är några fördelar och nackdelar med att skapa fakturor med Word:

Pros

  • Tillgång till över 200 mallar i Microsoft-biblioteket så att du inte behöver börja från början.
  • Flexibilitet att skräddarsy någon mall från färg och design för att lägga till företagets logotyp för att passa ditt varumärke.

Nackdelar

  • Det är en väldigt manuell och tråkig process som kommer att kräva mycket tid.
  • Till skillnad från Excel kan du inte skapa formuleringar för att beräkna rabatter eller moms. du måste göra dessa beräkningar manuellt vilket ökar sannolikheten för ett fel.

Källa: Fitsmallbusiness

Skapa fakturor i Excel

Excel är ett annat populärt alternativ för företag som bara har en handfull kunder och som vill lära sig att skriva en faktura. Processen liknar Word, förutom att du vanligtvis kan hitta mallar som automatiskt beräknar totalsummor.

Till exempel lägger vår Excel-fakturamall automatiskt rabatter, skatter och subtotaler till för att beräkna fakturabeloppet.

Här är några fördelar och nackdelar med att skapa fakturor med hjälp av Excel:

Pros

  • Du kan skapa formuleringar för att beräkna rabatter, subtotaler och moms.
  • På samma sätt som Word har du tillgång till mer än 200 mallar i Microsoft-biblioteket så att du inte behöver börja från början.

Nackdelar

  • Det är en manuell process som definitivt kräver att du investerar lite tid att installera.
  • Du måste ha en bra förståelse för hur man skapar formler i Excel; annars kommer dina beräkningar att vara felaktiga.

Källa: FreshBooks

Skapa fakturor med bokföringsprogramvara

När du skickar mer än ett par fakturor per månad blir ett redovisningsprogram som FreshBooks ofta den bästa lösningen. För det är det enklare och snabbare att skapa fakturor. Men kanske viktigare, funktioner som onlinebetalningar och automatiska påminnelser hjälper dig att faktiskt få betalt snabbare.

För att prova Freshbooks gratis kan du följa den här länken eller följa våra steg-för-steg-instruktioner i nästa avsnitt.

Pros

  • Fullt anpassningsbar; lägg bara till din företagslogotyp, färgschema och typsnitt efter eget val.
  • Beräknar automatiskt fakturotillägg för dig; inklusive gällande rabatter och moms inga manuella beräkningar krävs.
  • Acceptera online betalningar från kunder.
  • Kör en A / R-åldringsrapport i FreshBooks för att se vilka fakturor som förfaller eller kommer att betalas.
  • När du skickas via FreshBooks kan du hålla reda på när fakturan har visats och / eller betalats av din kund.
  • Du kan skapa automatiska påminnelser till kunder när en faktura kommer förfaller eller förfallodagen.
  • FreshBooks kan automatiskt skicka fakturor till kunder som du behöver fakturera varje vecka, månadsvis eller kvartalsvis.
  • Du kan skapa en faktura för att begära en insättning (eller behållare) från din kund innan du börjar jobbet.
  • Ställ upp återkommande betalningar för de kunder som normalt betalar samma belopp på en vecko, månadsvis eller kvartalsvis betalningsplan.

Nackdelar

  • FreshBooks levereras bara med två mallar vs. de 200 mallarna du måste välja med med Microsoft Excel och Word.
  • Liksom de flesta bokföringsprogram måste du betala en månadsavgift för att använda FreshBooks. Men till skillnad från Microsoft Excel & Word kan du göra mycket mer med FreshBooks än att bara skapa fakturor. Du kan hantera alla dina intäkter och kostnader i FreshBooks och skapa viktiga finansiella rapporter som en resultaträkning.

Eftersom faktureringsprogrammet ofta är den bästa lösningen för småföretag som vill skriva en faktura, kommer vi nästa gång att hoppa in i ett av de bästa programmen - FreshBooks- för att visa hur det fungerar. För att följa med ditt eget konto, registrera dig här för en gratis 30-dagars prov på FreshBooks.

Innan du kan skapa fakturor i FreshBooks måste du först ange grundläggande information om ditt företag. Detta tar bokstavligen alla 3 minuter och då är du bra att gå!

Steg 1 - Ange grundläggande företagsinfo

I skärmdumpen nedan har vi skrivit in företagsföretagets namn, företagets namn, fullständig adress och huruvida företaget är ett företag / LLC eller ej. När du har fyllt i dessa fält klickar du på knappen "Spara och fortsätt".

Steg 2 - Välj din bransch.

På nästa skärm väljer du den bransch som ditt företag faller i.

Det är allt! Vi är redo att skapa fakturor.

Följ stegen nedan för att skapa en faktura i FreshBooks:

Steg 1 - Anpassa din faktura mall

Innan vi skapar en faktura vill vi välja en mall och anpassa den enligt vad som anges i skärmdumpen nedan.

  1. Välj en mall: FreshBooks har två mallar som du kan välja mellan; Enkel eller modern. Klicka på pilen som angivits ovan för att växla mellan dem och välj den mall du vill ha.
  2. Lägg till din logotyp: Ladda upp företagets logotyp, om du har en. Om du inte har en logotyp, kolla in vår artikel om programvara för bästa logotyp.
  3. Välj en temafärg: Välj ett färgschema för dina fakturamallar.
  4. Välj en typsnitt: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja mellan ett par teckensnitt.
  5. Spara: När du väl har gjort dina val, var noga med att spara dem.

Steg 2 - Klicka på "Skapa ny" och sedan "Faktura"

Från instrumentbräda, Klicka på "Skapa ny"Och välj Faktura som anges i skärmdumpen nedan.

Steg 3 - Kompleta fakturafält

Nedan visas en mall för provfaktura som kommer att visas tillsammans med en kort förklaring av varje fält som du behöver fylla i.

  1. Din kontaktinformation: Denna information kommer automatiskt att fyllas i från den grundläggande företagsinformation som du angav när du skapade FreshBooks. Vi kommer att täcka detta senare i den här artikeln. Tips: Det är viktigt att din kund har den här informationen till hands så att de kan skära din check och / eller ge dig ett snabbt samtal om de har en fråga om deras faktura.
  2. Faktureras: Din kunds kontaktuppgifter hör till det här fältet. Om du inte har ställt in kunden i FreshBooks kan du ange kundens information direkt i det här fältet. Tips: Om du föredrar att skicka dina fakturor via snigelpost, var noga med att ta med en kontaktpersons namn i det här avsnittet. speciellt om det är ett stort företag.
  3. Utgivningsdatum: Fältet fyller automatiskt i med det datum då du skapar fakturan. Du kan dock ändra datumet om du behöver.
  4. Fakturanummer: Fakturanumret är ett unikt nummer som FreshBooks genererar; Du kommer inte att kunna ändra det här numret.
  5. Belopp: FreshBooks beräknar automatiskt fakturans totala belopp när du anger produkterna / tjänsterna i avsnittet Beskrivning.
  6. Beskrivning: Ange en detaljerad beskrivning av den tjänst / produkter du fakturerar för i det här fältet.
  7. Betygsätta: Ange faktureringsfrekvensen för den tjänst / produkt som du fakturerar för i det här fältet.
  8. Kvantitet: Ange mängden produkter våra timmar för tjänster som du fakturerar för i det här fältet.
  9. Linje Totalt: FreshBooks kommer att multiplicera hastigheten gånger kvantiteten och beräkna detta fält för dig.
  10. Rabatt: Om du vill tillämpa en rabatt på fakturan, ange bara rabattprocenten i det här fältet och FreshBooks beräknar rabatten för dig.
  11. Beskatta: Om du behöver ansöka om moms, skriv in skattesatsen i detta fält och FreshBooks beräknar automatiskt momsen för dig.
  12. Belopp: FreshBooks lägger till fälten Subtotal, Discount & Sales Tax tillsammans, subtraherar eventuella nedbetalningar (eller inlåning) för att beräkna det totala beloppet som ska betalas.
  13. anteckningar: Du kan ange en personlig anteckning till dina kunder eller en vänlig påminnelse om att de kan göra sina betalningar online som vi har gjort i det här exemplet.
  14. Villkor: Fyll i en vänlig påminnelse till dina kunder att betala sina fakturor före förfallodagen. Tips: Det här skulle också vara ett bra ställe att påminna kunder om att sena avgifter / påföljder kommer att bedömas om fakturan inte betalas i tid.

Som vi har diskuterat, ska du maila dina fakturor. Ju tidigare din kund får fakturan, ju tidigare betalas du.

Följ stegen nedan för att skicka dina fakturor via e-post i FreshBooks.

Steg 1 - Klicka på fakturan

Om du inte har din faktura öppen, navigerar du till instrumentpanelen och klickar på fakturan för att visa den på skärmen. Klicka på "Skicka" -knappen som anges på skärmbilden nedan.

Steg 2 - Komplett Email Detaljer & Skicka

På nästa skärm behöver du ge ytterligare information. Nedan är en ögonblicksbild av fälten tillsammans med en kort förklaring av var och en.

  1. E-postadress: Skriv in den e-postadress som du vill skicka fakturan till. Du kan ange flera e-postadresser om du behöver.
  2. Ämne: Fältet är skapat av FreshBooks och kan inte ändras.
  3. Body of Email: FreshBooks genererar en del av det e-postmeddelande som du ser här; men du kan också skriva in ett personligt meddelande som vi gjort här med "Vi uppskattar ditt företag!".
  4. Skapa en delbar länk: Förutom att skicka fakturan via e-post kan du också skapa en länk till fakturan genom att klicka på "skapa en delbar länk".
  5. Skicka faktura: När du är klar klickar du på den här knappen för att skicka e-postmeddelandet till din kund.

Som vi diskuterade tidigare är det viktigt att ge dina kunder möjlighet att betala sina fakturor online. Det kommer att spara tid eftersom de kan göra det snabbare än att skicka en check.

Följ stegen nedan för att aktivera onlinebetalningsfunktionen i FreshBooks.

Steg 1 - Klicka på fakturan

Om du inte har din faktura öppen, navigerar du till instrumentpanelen och klickar på fakturan för att visa den på skärmen. Till höger om fakturan visas en lista med Inställningar. Klicka på "Acceptera kreditkort"Som anges i skärmdumpen nedan.

Steg 2 - Granska och godkänn kreditvillkor och avgifter

På nästa skärm visas en lista över kreditkort som du kan acceptera tillsammans med den avgift som debiteras för varje transaktion. Klicka på "Acceptera kreditkort"Knappen för att acceptera villkoren och aktivera online betalningar för dina kunder.

Steg 3 - Verifiera onlinebetalningar är Aktiv

Nu när dina kunder får sina fakturor kommer de att se följande "Betala nu"Knappen högst upp på fakturan. Allt de behöver göra är att följa anvisningarna på skärmen för att betala sina fakturor på bara några minuter!

Tips: När din kund betalar en faktura kommer följande att ske i FreshBooks:

  • Fakturan kommer att markeras som betald och ditt A / R-saldo kommer automatiskt att vara nedsatt.
  • Du får en e-postmeddelande om att fakturan har betalats.
  • Betalning ska slå ditt bankkonto inom 2-3 arbetsdagar.

Du kan skicka upp till tre sena betalningspåminnelser och du kan också ansöka om sena betalningsavgifter med FreshBooks. Du måste dock prenumerera på FreshBooks Pro för att få tillgång till den här funktionen. För att ställa in det visas bara en faktura, klicka på Inställningarna som finns till höger om fakturan och välj Skicka påminnelser. Följande fönster visas:

Välj antal dagar (före eller efter) du vill att påminnelsen ska gå ut till din kund. Baserat på vår diskussion om påminnelser om hur du konfigurerar en avslutad processavsnitt, föreslår jag att du ställer in följande 3 påminnelser:

  1. 2 dagar före förfallodagen
  2. 2 dagar efter förfallodagen
  3. 7 dagar efter förfallodagen

Kör kontouppdateringsrapporten

Som vi har diskuterat är det bästa sättet att hantera dina utestående fakturor att granska din A / R Aging-rapport minst en gång i veckan.

Följ stegen nedan för att köra rapporten för åldrande av konton (A / R Aging) i FreshBooks:

Steg 1 - Navigera till avancerade rapporter.

Från instrumentpanelen, rulla ner till avsnittet Avancerad rapport och klicka på "Åldrande konton"-Knappen som anges i skärmdumpen nedan.

Steg 2 - Granska Åldersrapporten för konton.

Nedan följer en ögonblicksbild av rapporten Kontouppdatering (aka A / R Aging Report) som vi sprang för vårt provföretag, Pauls VVS.

Från och med den 3 november 2017 finns det två kunder som har utestående fakturor som är försenade 1-30 dagar. Du kan skriva ut denna rapport, exportera den till Excel eller skicka den till någon via e-post.

För att återskapa har du nu en bättre förståelse av vilken information din faktura bör innehålla, hur man genomför en process som börjar med fakturering för din försäljning / tjänster och slutar med att samla in betalning från kunder i tid, vilket kommer att förbättra ditt kassaflöde.

Vi rekommenderar att du använder en bokföringsprogram som FreshBooks eftersom det kan hjälpa dig att inte bara skicka professionella fakturor till dina kunder utan spara tid så att du kan komma tillbaka till det du tycker om att göra mest, växer din verksamhet!