Hur du arkiverar formulär W-2 och 1099-MISC online

Ett av de viktigaste löneformerna är det årliga formuläret som ges till anställda och icke-anställda varje år. Dessa rapporter är nödvändiga för att förbereda inkomstskatter. Alla dessa rapporter kan arkiveras online.

Tidsfrister för årliga löne- och skatterapporter

Ge blanketter till betalningsmottagare:

Kort sagt, senast den 31 januari året efter skatteåret:

  • Anställda måste få ett W-2-formulär som visar sin beskattningsbara inkomst, inskattad inkomstskatt och annan information som påverkar deras skattedeklarationer.
  • Icke-anställda måste få ett 1099-MISC-formulär som visar de skattepliktiga betalningarna ditt företag har gjort till dem under året.

Arkivera rapporter med federala myndigheter

Senast den 31 januari följande år måste dessa formulär lämnas in till det behöriga federala organet:

  • Social Security Administration för W-2-formulär
  • IRS för 1099-MISC-formulär)

Ansökningsfristerna har flyttats fram till 31 januari för att bättre kunna övervaka former för skattebedrägeri. Tidsfristen är densamma för alla ansökningar, inklusive e-ansökan.

Tidsfristen för att ge blanketter till betalningsmottagare och arkivera hos federala myndigheter är samma datum. Försök att ge rapporter till mottagarna i början av januari så att det finns tid att korrigera fel innan du arkiverar.

Ansökningsfristen kan ändras på grund av helgdagar och helger. Här är de specifika inlämningsdatum för formulär W-2 och 1099-MISC-formulär för innevarande år.

Fördelarna med att arkivera online

  • E-arkivering, enligt IRS, sparar tid och ansträngning och hjälper till att säkerställa noggrannhet.
  • Om du e-arkiverar W-2-formulär behöver du inte beräkna och skicka in ett W-3-överföringsformulär; Social Security Administration genererar automatiskt en W-3.
  • Om du e-arkiverar 1099-formulär, inklusive 1099-MISC-formuläret, behöver du inte beräkna och skicka in ett 1096-formulär för varje typ av 1099-formulär.
  • Du kan använda BSO-webbplatsen för att verifiera personnummer för löneanmälan. Verifiering av personnummer säkerställer att lönerna rapporteras korrekt och att det undviker kostsamma W-2C-formulär för att korrigera W-2,
  • BSO-webbplatsen erbjuder en handledning, handböcker, en checklista och mycket annan användbar information som hjälper dig att e-arkivera dessa W-2-formulär.
  • Om du hittar ett misstag i en eller flera W-2-formulär efter att du har skickat in dem, kan du också skicka W-2c (korrigerade) formulär online.
  • Du kan verifiera att dina filer har tagits emot och kontrollera statusen online.
  • Att använda IRS: s FIRE-system för e-arkivering av information ger snabbare behandling med färre fel.
  • Vissa stater deltar i FIRE-systemet, vilket innebär att du kan undvika en separat arkivering av staten.

När du MÅ arkivera online

För kalenderår fram till 2020 måste du arkivera informationsreturer (W-2s och 1099-MISC-formulär) online om du arkiverar 250 eller fler av en typ av formulär för året. Du kan bli straffad om du inte arkiverar online när du är skyldig att göra detta.

  • Börjar med 2021 information returnerarmåste du arkivera online om du har 100 W- eller 1099-MISC-formulär att registrera. (Det är 100 av varje typ av form).
  • Förskatteår efter 2021, om ditt företag har10 eller mer W-2s eller 1099-MISC-formulär för att arkivera, du måste arkivera online

Avstående från e-arkivering.

Du kan begära ett undantag från detta krav för både 1099-formulär och W-2-formulär genom att lämna in formulär 8508 hos IRS minst 45 dagar före förfallodatum för blankett W-2, eller 45 dagar innan du skickar in ditt första formulär W-2c . Det finns inga automatiska förlängningsförfrågningar för formulär W-2.

E-arkivering av W-2-formulär hos Social Security Administration

SSA: s Business Services Online (BSO) är platsen för e-arkivering av W-2. Du måste registrera dig med den här tjänsten först.

SSA har en sida med vanliga frågor för att hjälpa dig med frågor om arkivering av W-2-formulär.

E-arkivering 1099 Blanketter med IRS

Du kan skicka alla 1099 formulär, inklusive formulär 1099-MISC, till IRS via e-post eller online, med hjälp av arkiveringsinformationen returnerar elektroniskt (FIRE) -system.

Om du inte skickar in elektroniskt måste du också skicka ett sändningsformulär 1096, ett för varje typ av 1099 du skickar in, som sammanfattar alla formulär för den kategorin. Detta är en annan fördel med e-ansökan: ingen 1096 krävs.

För att arkivera 1099 formulär elektroniskt, se till att skicka IRS-formulär 4419, ansökan om att arkivera elektroniskt, minst 30 dagar före förfallodagen för blanketten, och läs IRS-informationen om kraven för arkivering till FIRE-systemet.

Kom ihåg att göra detta i slutet av januari:

  • Du måste skicka W-2-formulär till anställda och 1099-MISC-formulär till icke-anställda.
  • Du måste skicka in alla W-2 med överförda W-3 till Social Security Administration, inklusive e-arkivering för 250 eller fler W-2.
  • Du måste skicka alla 1099 formulär, inklusive formulär 1099-MISC, tillsammans med en sändningsformulär 1096, till IRS, inklusive arkivering elektroniskt.

Vad händer om jag inte arkiverar när jag ska?

Du kan få påföljder för:

  • Det går inte att arkivera online när detta krävs,
  • Underlåtenhet att skicka formulär till rätt byrå i tid,
  • Underlåtenhet att ge blanketter till anställda eller icke-anställda,
  • Eller misslyckas med att ge rätt form till rätt person.

Påföljderna ökar med latensen.

Att inte följa lagen för e-arkivering av stora partier av W-2-formulär och för att inte e-arkivera alla 1099-formulär innebär böter och påföljder. Påföljderna ökar i takt med att inlämnandet är sent.

Artikel Källor

  1. IRS. Instruktioner för formulär W-2 och W-3. Sida 1. Åtkomst 25 oktober 2019.

  2. Amerikanska kongressen. H. R. 3151. "Sek. 2301. Elektronisk arkivering av returer," Sida 32. Åtkomst till 8 oktober 2019.

  3. IRS. Ämne 803 undantag och förlängningar. Öppnade 25 oktober 2019.

  4. IRS. Instruktioner för formulär 1099-MISC. Öppnade 25 oktober 2019.

  5. IRS. Gemensamma påföljder för individer. Öppnade 25 oktober 2019.

Loading...