Top 23 QuickBooks Genvägar och tips från proffsen

QuickBooks är en användbar bokföringsprogram för små och medelstora företag. Även om det i allmänhet är ett enkelt program att använda, finns det många saker du kanske inte är medvetna om som kan bidra till att öka produktiviteten och minska tiden du spenderar i programvaran. Vi pratade med experterna som delade olika idéer, tips, tricks och andra QuickBooks-genvägar.

Här är de 23 snabbkortsgenvägarna och tips från proffsen:


1. Integrera din digitala orderlösning med QuickBooks

Kym Ben-Ivgi, marknadschef, Pepperi

När du är i skuld är det viktigt att du tar en 360-graders syn på ditt företag och bedömer var du kan göra nedskärningar, vad som fungerar för dig och vad som inte är. Om du är ett B2B-försäljningsföretag, bör du titta på att förkorta din order-till-kontanta process. Detta kan uppnås genom att integrera din digitala orderlösning med QuickBooks så att hela processen är automatiserad, vilket inte bara resulterar i ökad effektivitet men också med en minskning av administrativa kostnader och färre orderfel. Att minska dina kostnader på detta sätt är ett utmärkt första steg för att hantera din företags skuld.


2. Ange flera objekt med samma namn och kontotyp allt i taget

Candy Johnson Bellau, Ägare, Kramerica Business Solutions

Gör ditt liv enkelt i QuickBooks Online med bankfeeds. Länk din bank till ditt QBO-konto. Om du försöker skriva in flera objekt med samma namn och kontotyp kan du göra dem på en gång. Sortera efter beskrivning och kolla alla liknande artiklar. Till exempel Office Depot. Välj alla avgifter till Office Depot genom att markera dem. Gå sedan till Batch Actions och välj Modify Selected i rullgardinsmenyn. Välj sedan Leverantör (Office Depot) och Konto (Kontorsmaterial, eller vilket konto du använder för denna typ av kostnad). Välj Apply och du kommer se alla transaktionerna har nu kodats korrekt. Därifrån kan du gå tillbaka till Batch Actions och välja Accept Selected.


3. Spara tid genom att skapa en anpassad rapport

Danielle Burrows, Redovisningschef, Momentum3

Om du kör samma rapport regelbundet kan du spara anpassade rapporter genom att välja dina önskade filter, byta namn på den anpassade rapporten och spara den. Nästa gång du vill köra rapporten är allt du borde göra, välj din nya anpassade rapport från din lista och det kommer att använda de filter du har sparat. För att skapa en anpassad rapport, gå till rapportlistan i QuickBooks och välj rapporten du vill anpassa. När rapporten öppnas väljer du "Anpassa" för att ändra data, filter, rader, kolumner etc., klicka på "Kör rapport" och "Spara anpassning." Du kan lägga till rapporten till en grupp du har skapat och du kan till och med dela med andra personer i ditt företag.


4. Använd användning av bilagor

Carla Caldwell, grundare, Caldwell Consulting och utbildning

Att kunna bifoga dokument är en av de bästa funktionerna i QuickBooks. Till exempel kan du direkt bifoga ett dokument som ett leasingavtal, kontrakt eller återförsäljningsintyg till kundens detaljsida. Du kan också ladda upp dina bank- och kreditkortsutlåtanden i bilagan så att du och / eller din revisor lätt kan komma åt dem när det behövs.


5. Ändra standardinställningar för e-posttext för fakturor, betalningsstubbar, uttalanden

Brian Walls, grundare, Walls Financial Group, LLC

Inom preferenserna i QuickBooks-företagsfilen ändrar du standard e-posttext för fakturor, betalningsstubbar, uttalanden osv. Till exempel för löneavgift och e-post av löneposten till anställda kan du ändra malltexten som anställda får i sin krypterade fil . Ändra standardtexten från "din lönebock är bifogad" till "Din bifogade lönebock är lösenordsskyddad. Ditt lösenord är de fyra första bokstäverna i ditt efternamn och de sista fyra siffrorna i ditt personnummer. "Det sparar tid eftersom du inte kommer att få" vad är mitt lösenord för att få tillgång till min betalningsstub? "Fråga flera gånger.


6. Ställa upp bankregler för gemensamma kostnader

Michelle Long, grundare, CPA lång för framgång

QuickBooks gör att du kan ställa in bankregler för gemensamma kostnader, såsom betalningar för el, vanliga leverantörer och leverantörer och andra. Om du inte behöver granska betalningar till vatten, el och andra gemensamma kostnader varje månad kan du ställa in bankregeln för att automatiskt lägga till. Detta sparar mycket tid.


7. Anpassa din QuickBooks Icon Bar

Bijan Abdi, grundare och koncernchef, Freedom National Insurance

Du kan anpassa din QuickBooks-ikonfält genom att flytta ikoner runt och ändra de befintliga för att möta dina behov. Du kan ta bort en onödig ikon genom att gå till "visa" -menyn och klicka på "Anpassa ikonfältet." Välj sedan och klicka på ikonen du vill radera. Du kan också följa samma process när du lägger till en ikon. Gå till "visa" -menyn, klicka på "Anpassa ikonfältet" och välj en ikon från en lista genom att klicka på "lägg till" och "OK".


8. Invest Time för att lära dig QuickBooks korrekt

Crystalynn Shelton, CPA & Staff Writer, Fit Small Business

Investera lite tid för att lära dig hur du använder QuickBooks korrekt. Ofta är företagsägare böcker oorganiserade eftersom de bestämde sig för att "vinge det" när det gällde att skriva in sina inkomster och kostnader i QuickBooks. QuickBooks är en icke-revisors programvara - du behöver inte ha en redovisningssgrad för att kunna använda den.

Kolla in Fit Small Business " fri kurs för nybörjare, som innehåller både steg-för-steg-instruktioner och videotutorials för att lära dig hur du använder QuickBooks korrekt.


9. Var konsekvent i hur du klassificerar dina utgifter

Paola Garcia, Small Business Advisor, Excelsior Growth Fund

Medan företagsägare har utrymme för skönsmässig bedömning i hur de vill klassificera vissa kostnader är det viktigt att göra en regel för hur de kommer att klassificeras och hålla fast vid det. Om du ändrar hur du klassificerar dina utgifter kvartalsvis kommer dina finansiella rapporter att visa ovanliga fluktuationer och inkonsekvenser som kan påverka besluten av långivare och investerare negativt. Skapa regler för hur utgifterna kommer att klassificeras och se till att alla i ditt team som använder QuickBooks följer dessa regler för konsekvent information.

För mer information, kolla in Small Small Business 'handledning på hur man ställer ut kostnader online i QuickBooks.


10. Använd QuickBooks Audit Trail för att skydda mot risker

Tiffany Couch, VD, Acuity Forensics

QuickBooks Audit Trail är ovärderligt. Det dristar snabbt och kursiverar alla transaktioner som har manipulerats eller ändrats. Om fler kunder använder revisionsspårrapporten som en del av deras pågående månadsgranskning och förvaltning av deras företag, skulle de troligen avtäcka bedrägerier snabbare, vilket begränsar känslomässiga och ekonomiska konsekvenser för deras organisation.


11. Forskning Hur externa applikationer integreras med QuickBooks innan integrering

Courtney Barbee, Co-Owner & COO, bokhållaren

Om du är en liten företagare som gör din egen bokföring, bör du förstå exakt hur dina integrerade appar ska fungera innan du integrerar dem. Vissa företagsägare var tvungna att rensa ut dubbla transaktioner eller manuellt lägga till saknade transaktioner när apps inte synkroniserades med QuickBooks så som de skulle.


12. Logga in alla betalningar i ditt oavsett fondkonto

Stephanie Booth, personalrevisor, Velo IT Group

Många QuickBooks-användare är förvirrade för att hitta en siffra i deras affärer "balansräkningar som kallas" obehandlade medel ". Den obeslutna summan är en automatiskt genererad summa i din balansräkning för att ta hänsyn till pengar som har mottagits men har ännu inte deponerats i företagets bankkonto. Att se pengar på detta konto betyder inte nödvändigtvis att det finns ett problem eller ett fel, men om beloppet börjar öka betydligt kan det innebära att medel som läggs in på bankkontot inte spelas in korrekt. Vid leverans av kundens betalning, öppna inlåningsmodulen och logga alla betalningar i QuickBooks.


13. Använd snabbtangenter för snabbtangenter för kortkommandon för att minska behandlingstiden

Zondra Wilson, ägare, Blu Skin Care

Precis som i andra Windows-baserade applikationer finns det många kortkommandon du kan använda i QuickBooks. Här är några:

  • Ctrl + I - Skapa faktura
  • Ctrl + E - Redigera transaktionen vald i registret
  • Ctrl + F - Sök transaktion
  • Ctrl + J - Öppna kundcenter
  • Ctrl + M - Memorera transaktion eller rapport
  • Ctrl + N - Ny faktura, faktura, check eller listobjekt i sammanhang
  • Ctrl + Q - QuickReport på transaktion eller listobjekt
  • Ctrl + T - Öppna memorerade transaktionslista
  • Ctrl + W - Skriv ny check
  • Ctrl (vid öppning) - Starta QuickBooks utan en företagsfil

14. Var detaljerad när du lägger till transaktioner

Yuko Kawamoto, finansansvarig, grundare guide

I redovisning är varje detalj viktig. När du lägger till transaktioner i QuickBooks måste du se till att du anger de fullständiga uppgifterna i samband med den aktuella transaktionen. Se till att du lägger till en beskrivning, säljaren och en detaljerad sammanfattning av varje transaktion. Detta kommer att spara dig dagar med forskningstid när du behöver granska detaljerna för en viss transaktion senare.


15. Använd "QuickMath" Calculator Inside Fields

Bortsett från QuickBooks-kalkylatorn rekommenderar Korsica Technologies att använda QuickBooks QuickMath-kalkylator, vilket gör att du kan beräkna direkt inuti ett fält. Välj ett område, skriv "=" -tangenten och ett mini-tejp kommer att visas. Detta gör att du kan göra dina beräkningar inuti fältet så att du inte behöver gå till QuickBooks-räknaren.


16. Förena QuickBooks-konton

Enligt SLC Bookkeeping är avstämning av alla dina QuickBooks-konton den viktigaste uppgiften och bör göras först innan du gör några transaktioner. Detta är det enda sättet att se till att alla dina transaktioner registreras. Förena alla dina konton, inklusive bankkonton, kreditkort, lån, kreditlinjer och alla konton som har en början och slut balans.

17. Säkerhetskopiera dina QuickBooks

Kabbage ger olika användbara QuickBooks tips och en av dem är att hålla dina data säkrade genom att säkerhetskopiera dina QuickBooks. Du kan konfigurera ett automatiskt schema för att säkerhetskopiera dina data så att du inte kommer att glömma denna viktiga process.


18. Använd genvägar vid inmatning av datum

Använda tangentbordsgenvägar för QuickBooks är ett sätt att spara tid. Det finns olika tangentbordsgenvägar, och Yeo & Yeo rekommenderar att du använder tangentbordsgenvägar för att skriva ett datum i din transaktion. Dessa genvägar inkluderar följande:

  • w = första dagen i veckan
  • k = sista dagen i veckan
  • m = första dagen i månaden
  • h = sista dagen i månaden
  • y = första dagen på året
  • r = sista dagen på året

19. Använd högerklick-menyerna

En av de tips som MyVao.com föreslår är att använda högerklicka menyer, vilket är ett bra alternativ för att förlita sig på verktygsfältet. Högerklicka menyer låter dig dra upp menyer genom att högerklicka och välja önskad åtgärd. Den här funktionen är tillgänglig i olika avsnitt.

20. Använd funktionen Programinställningar

Enligt S & O Chartered Professional Accountants kan du konfigurera ditt eget företags programpreferenser för att göra dina QuickBooks-transaktioner mer effektiva. Du kan göra det genom att gå till Redigera-menyn och klicka på Inställningar. Du kan ställa in standardkonton för skrivkontroller, standard årlig räntesats, moms och så mycket mer.

21. Använd fliken Rapporter för att enkelt komma åt transaktionshistoriken

Visste du att du enkelt kan hitta historiken om en QuickBooks-transaktion genom att helt enkelt klicka på fliken Rapporter och Transaktionshistorik? EmergeApp.net rekommenderar att du använder den här funktionen nästa gång du behöver få alla relaterade fakturor och kreditnoteringar för en viss faktura för att spara tid och energi.

22. Rensa dina cookies och cache regelbundet

Om du använder QuickBooks Online, föreslår Enix & Associates LLC att du tömmer dina cookies och cache regelbundet för att få din QBO att fungera bäst. QuickBooks är en programvara som en tjänst (SaaS), så cookies påverkar din QuickBooks-upplevelse. Klicka på din webbläsares menyikon som finns längst upp till höger. Klicka på "Tools" och "Clear Browsing Data." Kontrollera "Cookies och andra plugins" och "Cached Images and Files" i popup-menyn och klicka på "Clear Browsing Data" -knappen.

23. Skydda dina QuickBooks med ett lösenord

Det är viktigt att hålla dina QuickBooks säkrade och skyddade med ett lösenord för att minimera risk och kontrollåtkomst. För att göra detta ska du konfigurera användare genom att klicka på "företag" i menyraden. Tilldela ett lösenord för QuickBooks Administrator-kontot. Enligt Woltman Group kan du också konfigurera olika användarkonton, lösenord och olika åtkomstnivåer för flera QuickBooks-användare i ditt företag.

Bottom Line - QuickBooks Genvägar och tips

QuickBooks är utformat för att hjälpa icke-revisorsföretagare att utföra sin egen affärsredovisning. Den har många användarvänliga funktioner för att göra dina bokföringstransaktioner effektivare. Medan QuickBooks i allmänhet är lätt att använda finns det andra knep som hjälper till att hålla sakerna mycket enklare. Använd ovanstående QuickBooks genvägar och tips från proffsen för en förbättrad QuickBooks-upplevelse.