Den grundläggande etiketten för att överföra ett affärssamtal

Korrekt affärstelefonetikett kan göra ett positivt intryck på dina kunder och kunder. Att överföra ett telefonsamtal är mer än bara att veta vilka knappar du ska trycka på ditt telefonsystem. Den affärstelefonetikett som du och dina anställda använder varje dag är en direkt återspegling av ditt företag.

Du kan antingen sätta fram ett professionellt intryck eller som saknas. Oavsett om din anställd är ekonomichef eller en tillfällig uppgift att svara på telefonerna, se till att alla i ditt företag har uppdaterat hur du kan överföra ett samtal professionellt.

01 Förklara varför du behöver överföra samtalet

Alistair Berg / Getty Images

Människor kan förlåta många saker, men oförskämdhet på arbetsplatsen är inte en av dem. Förklara artigt för den som ringer varför du behöver överföra samtalet. Det kan vara så att den som ringer nådde fel avdelning eller fel anknytning i rätt avdelning.

Ett annat skäl för att överföra ett samtal kan vara att bara en annan avdelning kan svara på frågan, eller att du inte har tillräckligt med behörighet att fatta det beslut som den som ringer söker. Oavsett, se till att de som ringer vet exakt varför deras samtal behöver överföras så att de inte tror att du bara passerar pengarna.

02 Ge din information först

PeopleImages / Getty Images

Ge alltid den som ringer ditt namn och ditt tillägg om du blir frånkopplad. Det låter dem veta att du personligen är bekymrad över deras situation. Du vill också förhindra en situation där en samtal kopplas bort och måste börja om från början och förklara situationen för ytterligare en företrädare för företaget.

Du bör också tala om för den som ringer upp namnet på den person eller avdelning du överför dem till och ge det anknytningsnumret också. Oavsett vilken verksamhet du är i så jobbar alla med bra kundservice.

03 Be tillåtelse att initiera överföringen

Kredit: Paul Bradbury / Getty Images

När du har upprättat en kontakt med den som ringer ska du be den som ringer om tillåtelse att inleda överföringen. Denna begäran ger också den som ringer en chans att ställa andra frågor eller uttrycka andra oro för dig. Det gör det också möjligt för de som ringer att säga att de kommer att ringa tillbaka när de har mer tid.

Ibland händer det att en samtal inte vill överföras. Om så är fallet, ta reda på varför. Förklara därefter att överföringen skulle säkerställa att de får hjälp så snabbt som möjligt. Förklara också att du kommer att ge nästa representant all information om deras samtal hittills och att de inte kommer att behöva förklara sin situation igen

04 Vänta på svar

PhotoAlto / Frederic Cirou / Getty Images

Överför inte samtalet blint så fort du hör den andra telefonen ringer. Vänta tills den andra personen svarar och förklarar varför samtalet överförs. Detta steg ger nästa anställd en chans att förbereda sig för samtalet och förhindrar att den som ringer måste förklara sin situation eller problem igen.

05 Gör en introduktion

AJ_Watt / Getty Images

Gå tillbaka till den som ringer och meddela namnet och / eller den avdelning du överför dem till. Tack den som ringer för hans eller hennes tålamod och fråga om du kan göra något annat för dem innan du hänger upp. Det hjälper om du kan använda för- eller efternamnet på den person som den som ringer över till. Det förstärker den personliga anslutningen du har upprättat och skapar ytterligare en känsla av att den som ringer väl tas om hand.

06 Slutför överföringen

Andersen Ross / Getty Images

Slutför överföringen genom att ansluta den som ringer till den andra personen eller avdelningen. Kom ihåg att avsluta din anslutning genom att hänga upp telefonen eller koppla bort headsetet. Eftersom telefonsystem kan vara komplicerade, särskilt i stora företag, vill du se till att du helt har kopplat bort dig själv från samtalet. Om du är ny på jobbet lönar det sig att experimentera några gånger med en kollega innan du faktiskt överför ett samtal.

07 Avsluta samtalet

Tetra-bilder / Getty Images

Det finns flera orsaker till att avsluta ett samtal när du har kontaktat den som ringer upp. Men oavsett anledning du har, oavsett hur legitimt, måste du koppla ur på ett professionellt sätt. Det vanligaste skälet för att avsluta ett samtal är att du har stött på en långvarig talare - någon som kommer att konsumera för mycket av din tid och hindra dig från att driva ditt företag.

En annan mindre vanlig orsak är att den som ringer använder missbruk, hotande eller vulgärt språk. Tyvärr känner personer med ilthanteringsproblem att de kan lufta sin fientlighet mot främlingar, särskilt de inom servicebranschen eller en tjänsteposition. Se ditt företags policy och rutiner för hur du hanterar den här typen av situationer för att undvika eventuella juridiska konsekvenser. Och kom ihåg, det är alltid bättre att sätta upp den som ringer medan du söker råd än att säga något du kanske kommer att ångra senare.

Betydelsen av telefonetikett

Telefonen är ofta kundens eller kundens första kontakt med ditt företag. Du vill att den upplevelsen ska vara den bästa den kan vara. I huvudsak vill du inte att kunder ska hänga och ringa din tävling, så det är värt att investera tid i att utbilda din personal i korrekt telefonetikett.

Loading...