Vad är FTE och hur man beräknar [+ fria FTE-kalkylator]

FTE står för heltidsekvivalent (inte heltidsanställd) och översätter de totala arbetstiden för deltidsanställda till antalet ekvivalenta heltidsanställda. För att beräkna FTE måste du veta hur många anställda du har och det genomsnittliga antalet timmar de arbetar. Du kan sedan bestämma likvärdig antal heltidsanställda du anställer.

En FTE-beräkning används för att bestämma storleken på ditt företag av olika skäl. Till exempel, när du når 50 FTE, är du skyldig att betala en sjukförsäkring till dina anställda av Affordable Care Act (ACA). Vi rekommenderar att du arbetar med en löneförare som Gusto som kan hantera hälsofördelar för dig till en låg kostnad per anställd. Det är bara $ 39 / månad plus $ 6 / månad per anställd. Klicka här för att prova Gusto gratis i en månad.

Gratis FTE-kalkylator

Använd vår kostnadsfria FTE-kalkylator för att bestämma hur många heltidsanställda anställda du har.

Nedan finns fyra steg för att beräkna FTE; dessa steg och den kostnadsfria kalkylatorn ovan hjälper dig att verifiera att antalet är korrekta:

1. Gör en lista över alla anställda och arbetade timmar

Det första steget i beräkningen av FTE är att göra en lista över alla anställda. Dessa är individer som betalas med en W-2-form i slutet av året. Inkludera inte 1099 entreprenörer. Ta inte med dig själv som företagsägare, såvida du inte betalas en lön och får en W-2.

På listan finns två delar av informationen: anställdens namn och det genomsnittliga antalet timmar som arbetstagaren arbetar per vecka. (I denna beräkning ingår eventuell godkänd ledighet, till exempel sjukfrånvaro eller betald ledighet, i genomsnittliga veckotimmar.) Denna information utgör grunden för beräkning av din FTE.

Ett exempel finns nedan:

namnGenomsnittliga veckotimmar Arbetade
1Jimmy25
2Lynn40
3Carole32
4Marta15

2. Bestäm vilka anställda som är heltid kontra deltid

För att beräkna FTE, anser de flesta arbetsgivare en heltidsanställd som en som arbetar mellan 30 och 40 timmar i veckan. Faktum är att arbetsavdelningen inte definierar heltid. Det lämnar den definitionen till arbetsgivaren.

I diagrammet nedan, eftersom både Carole och Lynn är heltidsanställda, skulle de varje räknas som en FTE. Fastställande av FTE för Jimmy och Marta kräver lite matte, som vi kommer att täcka nedan i våra exempel.

namnGenomsnittliga veckotimmar ArbetadeHeltid (FT) eller Deltid (PT)?
1Jimmy25PT
2Lynn40FT
3Carole32FT
4Marta15PT

Heltidsanställda

SHOP, å andra sidan, anser heltidsanställda som de som arbetar i genomsnitt 30 timmar i veckan eller mer, i minst 120 dagar om året. Om du försöker bestämma vilka som är heltid och deltid för ACA-ändamål, använd 30 timmar i veckan som kriterier för en heltidsanställd. Här är två exempel som hjälper dig att bestämma vad som anses vara heltid för din FTE-beräkning.

30-timmars vecka Exempel:

Om till exempel heltid i ditt företag är 30 timmar, anses varje anställd som arbetar 30 timmar i veckan eller mer som heltid. Två arbetstagare på 15 timmar i veckan skulle motsvara en FTE. Denna definition är den vanligaste för att bestämma hur många FTE som du har för ACA-ändamål. Både Carole och Lynn skulle vara heltidsanställda enligt detta exempel.

40-timmars vecka Exempel:

Om ett normalt heltidsschema i ditt företag är 40 timmar i veckan är 40 det antal timmar som används för att betrakta en anställd på heltid. I så fall skulle det ta två arbetstimmar på 15 timmar i veckan och en arbetare på 10 timmar i veckan som motsvarar en FTE.

Det här exemplet är en som du kan använda när du bestämmer hur många arbetare du behöver för ett projekt, eller för att uppskatta personalnivåer som krävs för företagstillväxt. Om 40 utgör heltid kan du faktiskt betrakta Carole som deltidsanställd på bara 35 timmar i veckan.

Arbetstagare som arbetar heltid, eller förväntas arbeta på heltidsplan (även om de inte rapporterar sina faktiska timmar varje vecka), betraktas som heltidsanställda i båda fallen.

Deltidsanställda

Deltidsanställda är anställda som arbetar i genomsnitt 29 timmar i veckan eller mindre. Det här kan vara en anställd som arbetar 20 timmar i veckan, en praktikant som arbetar en dag i veckan, eller en anställd som är samtal eller arbetar bara helgerna. Det kan också vara tillfälligt anställda som arbetar oregelbundet schema, kanske 30 timmar en vecka och 12 timmar nästa.

Vad som är viktigt är att "i genomsnitt" de arbetar under 30 timmar i veckan. För att få en bra uppskattning är det bäst att genomsnittliga timmar över en 90- eller 120-dagars tidsram. Dessutom, om du beräknar FTE för ACA-ändamål, skulle du bara inkludera deltidspersonen i dina beräkningar om de arbetade 120 dagar eller mer per år. I vårt exempel skulle Jimmy och Marta betraktas som deltidsanställda.

Tillgängliga timmar per vecka

Tillgängliga timmar per vecka är antalet timmar som din verksamhet anser vara standard för heltidsanställda. För att bestämma detta belopp, fråga dig själv: Vad förväntar du dig att en heltidsanställd ska arbeta i timmar per vecka? Utesluta övertid. Exkludera obetalda lunchpauser. Svaret ska vara mellan 30 och 40 timmar i veckan.

Vissa företag listar denna information i sina anställda handbok eller erbjudande brev. Till exempel kan ett företag säga "Våra standardarbetstimmar är måndag-fredag, 8:00 - 17:00." Om anställda tar en timmes lunch är de lediga timmarna per arbetsvecka 40 timmar (8 timmar en dag x 5 dagar i veckan = 40).

Här är några andra exempel:

  • Fyra och en halv dag arbetsvecka: Måndag-Torsdag 8:00 - 5:00 (en timmes lunch), fredag ​​8:00 - 12:00 = 36 timmar
  • Fyra, 10-timmars arbetsvecka: Tisdag - fredag, 7:00 - 6:00 (en timmes lunch) = 40 timmar
  • Femdagars arbetsvecka: 8:30 - 4:30 p.m. (30-minuters lunch) = 37.5 timmar

Faktiska timmar arbetade per vecka

Faktiska arbetade timmar per vecka är det exakta antalet timmar som en anställd arbetade med. För att få ett genomsnittligt antal arbetade timmar per vecka, vill du emellertid att de genomsnittliga timmarna över en tidsperiod, till exempel fyra månader. Detta säkerställer att du inte får ett snedställt resultat baserat på ett högre eller lägre antal arbetade timmar i veckan än vad som är typiskt.

Om du löper löne varje vecka kommer du troligen att ha denna information tillgänglig. Men om du betalar månadsvis eller halvårsvis kan du till exempel sammanställa antalet lediga arbetstimmar i månaden med det antal timmar som arbetstagaren arbetade i genomsnitt för att beräkna din aktuella FTE.

Timmar arbetade per vecka Exempel

Till exempel skulle en deltidsanställd som arbetade 10 timmar i veckan motsvara 0,25 FTE. Här är matte.

Totalt antal heltidsanställda arbetar i en vecka = 40Antal timmar en deltidsarbetare arbetade i en vecka = 1040/10 = .25 FTE

Med andra ord är din en deltidsanställd likvärdig av .25 heltidsarbetare.

Timmar arbetade per månad Exempel

Till exempel kan 10 deltidsanställda som arbetar 48 timmar i månaden motsvara 2,5 FTE. Här är matte.

Totalt antal heltidspersonal arbetar i en månad = 120
Antal timmar deltidsarbetare arbetar i en månad = 48
120/48 = 2,5 FTE

Med andra ord är dina 10 deltid anställda likvärdig av 2,5 heltidsarbetare.

Samhället för mänsklig resurshantering (SHRM) ger denna ytterligare förtydligande som ett exempel:

Anställd FTE timmar, SHRM

FTEs är ungefär arbetade timmar mer än antalet anställda. Du kan ha fyra anställda och bara en FTE. Fyra 0,25 anställda skulle vara 1,0 FTE. John, Mark, Mary och Sue kan var och en arbeta 10 timmar per vecka och summan skulle vara 40 timmar arbetade eller en FTE.

Om du använder en lönleverantör som Gusto, kommer du att kunna köra en rapport baserad på lönehistorik och anställdas status för att samla in denna information med egna fält. Dessutom erbjuder Gusto småföretag arbetsgivare en rad anställningsförmåner, inklusive sjukvårdsförsäkring för sina anställda. Klicka här för att prova Gusto gratis i 30 dagar.

Besök Gusto

3. Bestäm varför du behöver beräkna FTE

Det finns många sätt att beräkna FTE och du kan använda dem av olika skäl. Till exempel kanske du vill få en anställd i början av varje kvartal eller år för att se hur mycket ditt företag har vuxit. Eller kanske du planerar att lägga till personal. Du måste veta hur många personer du vill lägga till baserat på arbetsbelastningen.

Kanske kan du räkna med heltidsekvivalenter för att avgöra om du är skyldig att följa en särskild arbetsrätt, till exempel avdelning VII i Civil Rights Act eller ADA. ADA sparkar in när du når 15 anställda. Nedan finns tre sätt att beräkna FTE baserat på anledningen till att du vill använda FTE-resultaten.

Enkel uppskattning av FTE för allmänna ändamål

Om du vill ha ett enkelt sätt att bestämma hur många heltidsanställda som för närvarande är anställda i ditt företag behöver du bara ett fåtal uppgifter, inklusive hur många timmar deltidsanställda arbetade jämfört med hur många timmar heltidsanställda arbetade (din standard eller faktiska timmar). Denna typ av beräkning är bäst om du vill veta hur stort ditt företag är eller för att se hur det växer.

Exempel på en enkel uppskattning

I det här exemplet har du fyra deltidsanställda och 32 heltidsanställda. Du har 36 totala anställda. Det är ditt antal anställda. Nu är det fyra steg som visar hur matematiken fungerar för att beräkna hur många FTE som du har:

  1. Lägg upp alla arbetade timmar av deltidsanställda förra veckan. Exempel: fyra anställda arbetade totalt 60 timmar i förra veckan. En arbetade 12 timmar, två arbetade 15 timmar och en arbetade 18 timmar (12 + 15 + 15 + 18 = 60). Vi ska använda 60 timmar för vårt svar.
  2. Bestäm hur många timmar heltidsanställda betalas för. Eller bestäm vad som är heltid på ditt företag. (Detta nummer är vanligtvis mellan 30 och 40 timmar i veckan.) Vi använder 40 timmar som vårt svar eftersom det är ganska vanligt.
  3. Dela upp toppnumret med det undre numret (60 timmar / 40 timmar = 1,5 FTE). Därför motsvarar de fyra deltidspersonalerna 1,5 heltidsanställda. Vi ska använda 1,5 FTE som vårt svar.
  4. Lägg till deltid FTE (1.5) till heltidspersonal (32) för att komma upp med vår totala FTE (32 + 1,5 = 33,5). Därför har vi 33,5 FTE i vårt exempel.

I det här exemplet är dina 36 anställda lika med 33,5 FTE.

Årlig räkning av FTE

Om du vill veta hur många anställda du haft under en tidsperiod, säg ett år så att du kan jämföra i år till förra året, behöver du lite mer data. Du behöver till exempel totalt antal arbetade timmar för alla deltidsanställda under hela året. Då behöver du veta vad jämförbara heltids timmar skulle ha varit.

Exempel på en årlig räkning

Om ditt företag anser att det är 40 timmar att vara en heltidsarbetsvecka, skulle årliga heltids timmar vara 2 080 (40 * 52 = 2 080). Därför är 2,080 det genomsnittliga antalet arbetsdagar på ett år för en arbetsgivare öppen 52 veckor om året.

Här är andra alternativ för genomsnittliga arbetsveckor som resulterar i ett annat antal kompenserbara timmar per år:

  • 30 timmar i veckan: 1 550 timmar om året (30 * 52 = 1,560)
  • 32 timmar i veckan: 1664 timmar om året (32 * 52 = 1,664)
  • 35 timmar i veckan: 1 820 timmar per år (35 * 52 = 1,820)
  • 38 timmar i veckan: 1 976 timmar per år (38 * 52 = 1,976)

Du kommer behöva någon form av rapport för att berätta hur många timmar deltidsarbetare (de som genomsnittligt under 30 timmar i veckan) arbetade under hela året. Låt oss säga att du hade 10 deltidsarbetare, som arbetade totalt 6 700 timmar om året. (I genomsnitt arbetade varje år 670 timmar i år).

Så här fungerar matematiken i fyra steg för ett företag med 55 anställda, varav 10 är deltid.

  1. Bestäm vad dina heltidskompensationstimmar är per år för en heltidsanställd. Till exempel, om ditt företag förväntar sig en 35-timmars arbetsvecka och kompenserar anställda 52 veckor om året, skulle heltids timmar per år vara 1 820 per år (35 * 52 = 1 820). Därför använder vi ett exempel på 1 820 timmar.
  2. Summa alla arbetade timmar av alla deltidsanställda för samma år. Till exempel, om ditt företag har 10 deltidsanställda, som totalt arbetat 6 700 timmar under året då 6 700 timmar är det värde vi ska använda.
  3. Dela bottennumret med toppnumret. De totala timmarna som arbetstagare kunde betala för är 1 820 per år. Deltidsanställda arbetade totalt 6 700 timmar. Därför motsvarar de 10 anställda 3,68 heltidsanställda (6 700/1 820 = 3,68). Deltid anställda är 3,68 årsverk.

OBS! Du kan också använda genomsnittet av 670 arbetstimmar per år av deltidsanställda för att bestämma hur mycket av en årsskolepoäng varje deltidsanställning är i genomsnitt. Därefter multiplicera den FTE-procenten med antalet deltidtagare (670 / 1,820 = .368 FTE, 10 x .368 = 3,68 FTE).

  1. Lägg till antalet heltidsanställda till deltidsarbeten. Om du till exempel hade 45 heltidsanställda och deltidsarbetare som motsvarade 3,68 heltidsekvivalenter, skulle din totala vara 48,68 heltidsekvivalenter (45 + 3,68 = 48,68). Du har därför 48,68 heltidsekvivalenter totalt.

I det här exemplet har du 55 totala anställda (ditt antal), men endast 48,68 heltidsekvivalenter.

ACA-kompatibel FTE-räkning

Eftersom ACA-hälsofördelar krävs av alla arbetsgivare som har 50 eller fler årsverk, blir beräkningen mer specifik. Till exempel, endast anställda som har arbetat 120 dagar eller mer räknas. Dessutom måste du ge ett genomsnitt baserat på fyra månader' värdet av arbetade timmar.

ACA anser dessutom att heltid vara 30 timmar en vecka. Därför betraktas alla anställda som arbetar 30 eller flera timmar i veckan, eller 130 timmar i månaden i genomsnitt, betraktas som heltidsanställda. Det påverkar dina beräkningar.

Här är ett fyrstegsexempel som visar hur matematiken är klar för den ACA-beräkningen. I det här exemplet har du 35 heltidsanställda och 12 deltidsanställda.

  1. Identifiera alla nuvarande heltidsanställda som arbetade i minst 120 dagar (fyra månader) och i genomsnitt 30 fler timmar i veckan under den tiden. (Varje heltidspersonal motsvarar en FTE.) Om du till exempel hade 35 heltidsanställda, är det lika med 35 FTE.
  2. Identifiera alla nuvarande deltidsanställda som arbetade under samma senaste 120-dagars tidsram. (Räknas inte deltidspersonal som inte längre arbetar eller heltidsanställda som just börjat och inte har arbetat i fyra månader.) Låt oss säga att antalet som passar dessa kriterier är 12.
  3. Räkna medelarbetstiden för varje deltidsanställd i fyra månadersperioden och dela upp den med alla timmar heltidsanställda skulle ha kompensats för samma löptid (i det här fallet 30 timmar i veckan eller 130 i månaden) .

Låt oss säga att under de senaste 120 dagarna hade en ACA FTE kompensats för 130 timmar i månaden. De skulle således arbeta 520 timmar över fyra månader (130 x 4 = 520 timmar.) Du har 12 deltidsanställda som totalt arbetade 2.500 timmar i samma tidsram, med i genomsnitt 208,3 timmar vardera över fyra månader (2 500/12 /4=208.3).

Varje deltidsanställd kan genomsnittas som .40 FTE (208,3 / 520 = .40). Eftersom det finns 12 av dem, motsvarar de 4,8 FTE (12 x .40 = 4,80) 4,8 FTE.

  1. Lägg till de två FTE summarna tillsammans. Lägg till 4,8 FTE till din heltidsanställda räkning av 35 (35 + 4,8 = 39,8). Anteckna det 39,8 FTE är mindre än ditt antal anställda på 47 anställda.

Därför, i det här exemplet, trots att 47 anställda känner att det närmar sig ACA-tröskeln på 50 FTE, är dina faktiska FTE lägre än 40. Därför är du fortfarande långt från att behöva ge obligatoriska hälsofördelar till anställda.

Den främsta orsaken till att jag ser de flesta små företag som beräknar FTE är att se till att de överensstämmer med ACA-förmånsreglerna. Den Prisvärd Care Act kräver att arbetsgivare erbjuder grupphälsovinster när de har 50 eller fler årsverk.

Ett litet företag kan ha cirka 40 heltidsanställda, men med tillägg av 20 deltakare som de anställer regelbundet (dvs. inte säsongsmässigt), kan de sluta gå över FTE-locket, vilket kan utlösa kravet att erbjuda grupptäckning. Omberäkning av antalet eller inte deltidstimmar i beräkningen kan innebära att ett företag inte överensstämmer, vilket kan utlösa böter eller klagomål.

Dina anställda kan läsa och göra matte (förhoppningsvis!), Så du vill inte att de ska räkna ut det innan du gör det. Företagen kanske också vill beräkna stipendier för småbeskattningsskulder, vilket sparkar in för arbetsgivare med 25 eller färre anställda. Jag skulle uppmuntra alla företag som svävar nära milstolpar för olika anställningslagar för att göra sina FTE-beräkningar noggrant!

- Jill Santopietro Panall, SPHR, SHRM-SCP, 21Oak HR Consulting

För att säkerställa att din FTE-beräkning för ACA är korrekt, tillhandahåller healthcare.gov både ett arbetsblad och en online FTE-kalkylator för ACA-ändamål här. Dessutom tillhandahåller ACA denna vägledning.

4. Bestäm din totala FTE

Beroende på anledningen till att du beräknar FTE och beräkningsexemplet du använder ovan är resultatet av din beräkning ett nummer som representerar din FTE. Du kan använda FTE totalt varje månad, kvartal eller år för att bestämma företagstillväxten. Du kan också använda FTE-totalt för att vara förenligt med federala, statliga och lokala arbetslagar som kan vara baserade på arbetsgivarstorlek, såsom obligatorisk sjuktidslagar.

Om du beräknar data för ACA-ändamål, som använder 30 timmar som en vanlig arbetsvecksberäkning, kommer den totala du får att variera från några av de andra användningarna, till exempel räkning av FTE-krav för personalutveckling.

Med andra ord kan ditt företag ha ett 38-timmars arbetsvecka schema, som fungerar för dig för DOL och allmänna arbetsrättsliga ändamål. Men, i syfte att ACA, kommer du att behöva beräkna FTE baserat på 30 timmar eller mer som motsvarar en FTE. Det skulle resultera i att ditt FTE-tal är något högre för ACA-ändamål än för företagsbudgetning eller generellt antal anställningar.

Vanliga frågor (FAQ)

Vad är .5 FTE?

Ofta när ett företag beskriver hur många arbetstagare ett företag har eller antalet tillgängliga lediga platser, kommer ett företag att lista deltidsåtgärder som .5 FTE eller någon annan del av vad en heltidsanställning skulle fungera.

Ett enkelt sätt att komma ihåg FTE är att det är den typiska heltids timmar som en heltidsanställd skulle arbeta i det företaget. Om till exempel heltidsanställda i ditt företag arbetar 40 timmar i veckan, förväntas en .5 FTE-position eller anställd i ditt företag vara 20 timmar per vecka (40 x .5 = 20).

Vem använder termen FTE?

FTE är en akronym som vanligtvis används av HR-personal och projektledare. HR-anställda använder termen för att förklara för ledningsgruppen hur många heltidsekvivalenter som arbetar för ett företag. De kan använda heltidsanställda för att ge budgetgruppen en uppfattning om hur många nya anställningar som planeras för nästa års tillväxt.

Till exempel kan företag som anställer deltidspersonal, som en restaurang, nöjespark eller ett serviceföretag, ha många anställda men färre FTE.

Projektledare använder FTE när de försöker budgetera för hur många anställda eller entreprenörer som ska anställa. Låt oss säga att det krävs tre FTE för att slutföra det arbete som krävs för ett projekt. De kommer då att veta hur många arbetstagare (heltid eller deltidspersonal eller kontraktsarbetare) de måste slutföra arbetet inom en viss tidsfrist.

Finns det andra villkor som är lika med betydelse för FTE?

Utbildningsinstitutioner, som inte omfattas av denna artikel, använder också termen FTE, vilket innebär heltidsekvivalent elev, eller en som går i skolan och arbetar på ett sådant sätt att de motsvarar en heltidsstudent.

Det kan också användas vid schemaläggning av lärare som arbetar i mer än en skola eller ett distrikt, för att säkerställa att deras heltidsekvivalens inte går över 40 timmar i veckan.

Varför är det ett misstag att byta termen FTE med heltidsanställda?

När det används för ACA-ändamål är FTE en mycket specifik term som används för att beräkna om ett företag måste tillhandahålla fördelar, till exempel. Om ditt företag har 41 heltidsanställda och 20 deltidsanställda som var och en arbetar 20 timmar i veckan, skulle det vara ett misstag att säga att det har 41 årsverk. Faktum är att det har 51 FTE, och det skulle vara nödvändigt att erbjuda förmåner.

Slutsats

Beräkna FTE korrekt har juridiska konsekvenser, till exempel överensstämmelse med arbetslagstiftningen, och säkerställer att du fortfarande överensstämmer med ACA genom att ge anställda hälsovinster när du når 50 FTE. Det ger dig en känsla av hur stor ditt företag är och hur många anställda du har, även om vissa av dem är deltid och representerar endast en bråkdel av en heltidsanställd.

Att använda robust HR / förmåner och lönesystem som Gusto kan se till att ditt företag fortfarande överensstämmer med arbetslagar baserat på antalet anställda och FTE du har. Dessutom lägger Gusto till sig lättanställd ombordstigning, e-signaturer, elektronisk dokumentlagring och ett komplett utbud av ACA-kompatibla sjukförsäkringsförmåner som du kan ge till anställda när du når 50 FTE-tröskeln. Prova Gusto gratis i en månad.

Besök Gusto

Loading...